Comment nous protégeons les renseignements personnels.

01Portée de la présente Politique

La présente Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de notre Site Web, de notre plateforme de logiciel-service (la « Plateforme »), des portails de consentement des clients et de nos communications électroniques. Elle s’applique également aux renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous par courriel, par téléphone, en personne ou lorsque vous interagissez autrement avec nous. Toutefois, elle ne s’applique pas aux sites Web, services ou applications de tiers qui peuvent être liés à notre Plateforme ou intégrés à celle-ci.

En cas de conflit entre la présente Politique et une entente signée entre Autowrite et un Courtier (y compris l’Entente de traitement des données), cette entente régit le traitement des données des emprunteurs.

02Définitions clés

• Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique identifiée ou identifiable, qui l’identifie, la décrit ou peut raisonnablement lui être associé ou rattaché, directement ou indirectement.
• Renseignements dépersonnalisés : renseignements qui ne permettent plus d’identifier directement une personne, mais qui pourraient, dans certaines circonstances, servir à la réidentifier. Ces renseignements demeurent considérés comme des renseignements personnels.
• Renseignements anonymisés : renseignements à l’égard desquels il est raisonnablement prévisible, dans les circonstances, qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne directement ou indirectement. Ces renseignements ne sont plus considérés comme des renseignements personnels.
• Responsable du traitement : l’agence de courtage hypothécaire ou le courtier titulaire d’un permis qui détermine les fins et les moyens du traitement des renseignements personnels.
• Sous-traitant : Automata, qui traite les renseignements personnels pour le compte du Responsable du traitement.

03Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Nos obligations dépendent de la personne dont nous traitons les renseignements et de la raison pour laquelle nous le faisons :

• Renseignements personnels d’un emprunteur téléversés par un Courtier. Le Courtier est le Responsable du traitement et Autowrite agit uniquement à titre de Sous-traitant, traitant ces renseignements uniquement selon les instructions documentées du Courtier, conformément à notre Entente de traitement des données. Lorsque nous traitons des renseignements personnels pour le compte d’un Courtier, la présente Politique ne s’applique pas. Ce traitement est plutôt assujetti aux politiques de confidentialité de ce Courtier. Les données d’utilisateur Google qu’un Courtier connecte à Autowrite sont également visées par la section 23. Si nous traitons vos renseignements pour le compte d’un Courtier, veuillez communiquer avec ce Courtier si vous avez des questions au sujet de ses politiques ou de ses pratiques de traitement des renseignements personnels.
• Renseignements sur les visiteurs du Site Web, les clients potentiels et les administrateurs de comptes. Pour cette catégorie restreinte de renseignements personnels, Autowrite agit à titre de Responsable du traitement et est directement responsable en vertu de la présente Politique.

04Renseignements personnels que nous recueillons

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :

• Données d’identité : nom, date de naissance, adresse résidentielle et pièces d’identité délivrées par un gouvernement.
• Données financières : détails sur les revenus, formulaires fiscaux, talons de paie, relevés bancaires et documents connexes.
• Données sur l’immeuble : contrats d’achat, baux et comptes de taxes foncières.
• Coordonnées : adresse courriel, numéro de téléphone et renseignements sur l’agence de courtage.
• Données de compte et d’utilisation : identifiants de connexion, rôle, activité du journal d’audit et utilisation de la Plateforme.
• Données techniques : adresse IP, renseignements sur l’appareil et le navigateur, et témoins de connexion (voir notre Politique relative aux témoins).

Une grande partie des renseignements financiers que nous traitons est de nature sensible, et nous appliquons en conséquence des mesures de protection renforcées.

05Comment nous recueillons des renseignements personnels vous concernant

Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir vos renseignements personnels, notamment par :

• Interactions directes : lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, par exemple en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous par téléphone, par courriel, en personne ou autrement.
• Technologies ou interactions automatisées : lorsque vous naviguez sur notre Site Web ou utilisez la Plateforme, nous pouvons recueillir automatiquement des renseignements, y compris des renseignements techniques.
• Courtiers hypothécaires et agences de courtage : Nous pouvons recueillir indirectement des renseignements personnels auprès de courtiers hypothécaires, d’agents hypothécaires, d’agences de courtage et de leurs représentants autorisés qui utilisent notre Plateforme pour gérer des demandes de prêt hypothécaire et les documents connexes pour le compte de leurs clients. Il peut s’agir de renseignements personnels, financiers, d’emploi, d’identification et d’autres renseignements fournis par les emprunteurs à leurs professionnels du crédit hypothécaire.
• Emprunteurs et codemandeurs : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels au moyen de liens sécurisés de collecte de documents, de portails d’emprunteurs, de formulaires électroniques et d’autres outils de collecte de renseignements mis à disposition par les professionnels du crédit hypothécaire qui utilisent notre Plateforme.
• Plateformes et intégrations de tiers : Nous pouvons recevoir des renseignements personnels provenant de systèmes tiers d’origination de prêts hypothécaires, de plateformes de gestion de la relation client, de systèmes de gestion documentaire et d’autres services intégrés, lorsque l’utilisateur ou l’organisation concernés l’ont autorisé.
• Documents et fichiers téléversés : Nous pouvons recueillir et traiter les renseignements personnels contenus dans les documents téléversés sur notre Plateforme par des professionnels du crédit hypothécaire, des emprunteurs ou leurs représentants autorisés. Ces documents peuvent comprendre des pièces d’identité, des justificatifs de revenu, des dossiers d’emploi, des relevés bancaires, des documents fiscaux, des rapports de crédit, des demandes de prêt hypothécaire et d’autres documents financiers à l’appui.
• Tiers autorisés : Nous pouvons recevoir des renseignements personnels d’autres personnes ou organisations autorisées à fournir des renseignements dans le cadre d’une demande de prêt hypothécaire, notamment des codemandeurs, des employeurs, des comptables, des conseillers financiers et d’autres représentants professionnels.
• Fournisseurs de services tiers : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels limités par l’intermédiaire de fournisseurs de services qui soutiennent le fonctionnement de notre Plateforme, notamment des fournisseurs d’authentification, des prestataires de services de paiement, des services de signature électronique, des systèmes de soutien à la clientèle et des fournisseurs d’analyse.

06Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment pour :

• préparer et assembler les documents d’une demande de prêt hypothécaire selon les instructions d’un Courtier;
• effectuer la réception, la classification et l’extraction automatisées de données à partir des documents;
• soutenir les processus de conformité et d’audit du Courtier;
• fournir, sécuriser, maintenir et améliorer la Plateforme;
• offrir du soutien technique et des communications liées au service;
• détecter, prévenir et examiner la fraude, les abus et les incidents de sécurité;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et contractuelles;
• faire respecter ou appliquer nos Conditions d’utilisation et nos autres ententes avec vous, ou protéger les droits, les biens ou la sécurité d’Automata, de notre client ou d’autrui;
• toute autre fin pour laquelle vous avez donné votre consentement.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les utilisons pas à des fins non liées ou pour le profilage publicitaire.

07Consentement

Pour les renseignements des emprunteurs, nous nous appuyons sur le consentement éclairé obtenu par le Courtier avant que tout renseignement soit téléversé sur la Plateforme. Pour nos propres contacts d’affaires, nous nous appuyons sur le consentement ou sur des fins commerciales légitimes permises par la loi applicable. Nous sollicitons un consentement exprès pour les renseignements sensibles et ne pouvons nous appuyer sur un consentement implicite que lorsque cela est approprié et permis par la loi applicable.

Le consentement peut être retiré en tout temps en communiquant avec le Courtier concerné ou avec Autowrite, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. Le retrait du consentement peut avoir une incidence sur la capacité d’un Courtier de donner suite à une demande de prêt hypothécaire. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’aura pas d’incidence sur la légalité du traitement de vos renseignements personnels effectué avant ce retrait.

08Témoins de connexion et technologies semblables

Nous utilisons des témoins de connexion et des technologies semblables pour assurer les fonctionnalités de base, analyser l’utilisation et mémoriser vos préférences. Les témoins non essentiels ne sont utilisés qu’avec votre consentement. Tous les détails figurent dans notre Politique relative aux témoins, et vous pouvez modifier vos choix en tout temps au moyen de notre centre de préférences relatives aux témoins.

09Communication des renseignements personnels

Nous pouvons communiquer les renseignements personnels que nous recueillons ou que vous fournissez de la manière décrite dans la présente Politique, notamment :

• au Courtier qui nous a mandatés, ainsi qu’aux prêteurs, aux assureurs hypothécaires ou à d’autres parties selon les directives de ce Courtier;
• à des entrepreneurs, à des fournisseurs de services et à d’autres tiers auxquels nous faisons appel pour soutenir nos activités (comme les fournisseurs d’analyse et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et à optimiser le Site Web) et qui sont contractuellement tenus de préserver la confidentialité des renseignements personnels, de ne les utiliser qu’aux fins pour lesquelles nous les leur communiquons et de les traiter selon les mêmes normes que celles prévues dans la présente Politique;
• pour nous conformer à toute ordonnance judiciaire, loi, réglementation, enquête, assignation, ordonnance d’un tribunal, d’un organisme juridictionnel ou d’une autre autorité administrative ou gouvernementale, ou à toute procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément à la loi applicable;
• pour réaliser la fin pour laquelle vous les fournissez;
• à toute autre fin que nous vous indiquons au moment où vous fournissez les renseignements personnels;
• pour faire respecter ou appliquer nos Conditions d’utilisation et nos autres ententes avec vous;
• à un organisme d’application de la loi ou à une institution gouvernementale afin d’enquêter sur une fraude ou une fraude potentielle, ainsi que sur toute autre violation d’une loi, d’un règlement ou des conditions d’utilisation de notre Site Web ou de toute entente conclue avec vous relativement aux produits ou services que nous vous fournissons, ou afin de protéger les droits, les biens ou la sécurité d’Autowrite, de nos clients ou d’autrui.

En cas de transaction commerciale, par exemple une fusion, une acquisition ou une vente d’actifs, des renseignements personnels peuvent être communiqués aux parties concernées, sous réserve de mesures de protection de la confidentialité et de l’application continue de la présente Politique. Autowrite ne vend, ne loue ni n’échange de renseignements personnels.

10Sous-traitants ultérieurs et fournisseurs de services

Nous faisons appel à un nombre limité de sous-traitants ultérieurs (comme notre fournisseur d’infrastructure infonuagique au Canada) pour fournir la Plateforme. Chaque sous-traitant ultérieur est lié par une entente écrite (y compris une entente de traitement des données) exigeant la confidentialité et des mesures de protection équivalentes à celles décrites dans la présente Politique. Une liste à jour des sous-traitants ultérieurs est mise à la disposition des Courtiers sur demande; lorsque la loi applicable l’exige, nous donnons un avis des modifications importantes.

11Mesures de sécurité

Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment :

• le chiffrement AES-256 au repos et le protocole TLS 1.2 ou une version supérieure en transit;
• des contrôles d’accès fondés sur les rôles et l’accès selon le principe du moindre privilège;
• une journalisation d’audit complète des consultations, des téléchargements et des modifications de fichiers;
• des tests de vulnérabilité réguliers, la gestion des correctifs et des tests d’intrusion indépendants;
• des ententes de confidentialité et une formation obligatoire en sécurité pour l’ensemble du personnel.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sécuritaire. Bien que nous nous efforcions de protéger les renseignements personnels, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, et nous déclinons toute responsabilité en cas d’utilisation abusive des renseignements par des Courtiers ou par des tiers échappant à notre contrôle.

12Conservation et suppression

Sauf dans la mesure où la loi ou la réglementation applicable le permet ou l’exige, nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou que la loi applicable l’exige. À titre indicatif, les documents des emprunteurs sont conservés pendant la période précisée par le Courtier; les dossiers de compte et de facturation sont conservés pendant la durée de vie du compte et jusqu’à sept (7) ans par la suite afin de respecter les obligations fiscales et légales; et les journaux de sécurité et d’audit sont conservés pendant douze (12) mois.

À la suite d’une demande vérifiée du Courtier ou de l’emprunteur concerné, ou à la fin des services, nous supprimerons ou retournerons les renseignements personnels, habituellement dans un délai de soixante (60) jours, sauf si une période de conservation plus longue est nécessaire pour respecter une obligation légale, auquel cas nous les isolons et les protégeons jusqu’à ce que leur suppression soit permise.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels de manière à ce qu’ils ne puissent plus être associés à vous.

13Vos droits relatifs à vos renseignements personnels

Sous réserve de certaines exceptions, dans la mesure permise par la loi applicable, vous pouvez avoir les droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et demander des renseignements sur la façon dont ils sont utilisés et communiqués;
• faire corriger les renseignements inexacts ou incomplets;
• faire supprimer les renseignements personnels lorsque nous n’avons aucun fondement légal pour les conserver;
• retirer votre consentement à certains traitements, lorsque vous avez consenti à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels;
• demander la portabilité : lorsque la loi applicable l’exige (y compris au Québec), recevoir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Les demandes des emprunteurs sont généralement adressées au Courtier à titre de Responsable du traitement; nous aidons les Courtiers à y donner suite. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de l’organisme provincial de réglementation en matière de protection de la vie privée qui s’applique à vous.

14Traitement automatisé et intelligence artificielle

La Plateforme utilise le traitement automatisé et l’intelligence artificielle pour faciliter la réception, la classification et l’extraction de données à partir des documents. Ces outils soutiennent, sans le remplacer, le jugement professionnel du Courtier, et nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques ou des effets importants semblables à l’égard d’une personne en nous fondant exclusivement sur un traitement automatisé.

Nous n’utilisons pas les documents ou les renseignements personnels des emprunteurs pour entraîner des modèles d’IA de tiers. Lorsqu’un Courtier recourt à une prise de décision automatisée au moyen de la Plateforme, il lui incombe de respecter les obligations de transparence envers la personne concernée.

15Communications électroniques

En fournissant votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone, vous consentez à recevoir les communications électroniques liées au service qui sont nécessaires pour fournir la Plateforme. Vous pouvez vous désabonner des communications non essentielles ou retirer votre consentement en tout temps; toutefois, nous pouvons tout de même vous envoyer certains messages transactionnels et de sécurité, dans la mesure permise par la loi applicable.

16Vie privée des enfants

Notre Plateforme et nos services s’adressent aux professionnels du crédit hypothécaire titulaires d’un permis et aux emprunteurs adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans. Si nous apprenons que nous l’avons fait sans autorisation appropriée, nous les supprimerons.

17Transferts de vos renseignements personnels entre territoires

Bien que nous ne transférions pas de renseignements personnels à l’extérieur du Canada dans le cours normal de nos activités, nous ou nos fournisseurs de services pouvons accéder à vos renseignements personnels, les traiter ou les stocker à l’extérieur du territoire où nous nous trouvons et où vous résidez, y compris aux États-Unis, où les lois relatives à la protection des renseignements personnels peuvent être moins strictes que celles de votre territoire. Par conséquent, lorsque vos renseignements personnels sont utilisés ou stockés dans un territoire autre que celui où vous résidez, ils peuvent être accessibles aux organismes d’application de la loi, aux autorités de sécurité nationale et aux tribunaux de ces territoires.

18Dépersonnalisation et anonymisation

Nous pouvons dépersonnaliser ou anonymiser des renseignements personnels à des fins d’analyse, de recherche, de sécurité et d’amélioration des services. Nous ne tentons pas de réidentifier les renseignements anonymisés, et nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles pour empêcher la réidentification des renseignements dépersonnalisés.

19Responsabilité et transparence

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la maîtrise. Nous maintenons des politiques et des pratiques internes (y compris notre Politique de sécurité de l’information et notre Politique d’intervention en cas d’incident de confidentialité et d’incident de sécurité (Data Breach & Incident Response Policy)) afin de donner effet à la présente Politique, de former notre personnel et de rendre facilement accessible l’information sur nos pratiques. Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la conformité et répond aux demandes de renseignements et aux plaintes.

20Liens vers des sites tiers

Notre Site Web et notre Plateforme peuvent contenir des liens vers des sites et services de tiers que nous ne contrôlons pas. La présente Politique ne s’applique pas à ces tiers, et nous vous encourageons à examiner leurs pratiques en matière de vie privée afin de comprendre comment ils traitent vos renseignements personnels.

21Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » et la version indiquées ci-dessus correspondent à la révision la plus récente. Lorsque la loi applicable l’exige, nous communiquerons les modifications importantes par l’intermédiaire du Site Web ou par courriel. En continuant d’interagir avec nous ou d’utiliser notre Site Web ou notre Plateforme après la publication de la version modifiée de la présente Politique ou après que vous avez été informé de cette mise à jour, vous acceptez d’être lié par l’ensemble de ces modifications. Si vous n’acceptez pas les modifications apportées à la présente Politique, il vous incombe de cesser d’interagir avec nous. Les versions antérieures de la présente Politique sont disponibles sur demande.

22Nous joindre

Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes concernant la présente Politique et nos pratiques en matière de vie privée, ou pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

• Automata Intelligence Inc. (faisant affaire sous le nom Autowrite)
• À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels
• 37 Leadership Drive, Brampton, Ontario L6Y 5T2, Canada
• Courriel : info@autowrite.ca

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec l’organisme provincial de réglementation en matière de protection de la vie privée qui s’applique à vous.

23Données d’utilisateur Google (Gmail, Google Agenda et Google Drive)

La présente section s’applique lorsque vous vous connectez à Autowrite avec Google, ou lorsque vous connectez votre propre compte Google pour utiliser les fonctions Boîte de réception (Gmail), Google Agenda ou Google Drive d’Autowrite. Elle explique quels renseignements nous recevons des API de Google, pourquoi nous les utilisons et ce que vous pouvez faire à leur sujet. Elle s’ajoute au reste de la présente Politique; en cas de divergence, la présente section régit les données d’utilisateur Google. Les courriels et fichiers de votre compte Google contiennent souvent des renseignements sur des emprunteurs; le cas échéant, les responsabilités du Courtier décrites à la section 03 continuent de s’appliquer, en plus des engagements de la présente section.

Politique de Google sur les données utilisateur des services d’API. L’utilisation et le transfert vers toute autre application, par Autowrite, des renseignements reçus des API de Google respecteront la Politique de Google sur les données utilisateur des services d’API (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Autorisations que nous demandons. Vous connectez chaque fonction séparément, et seulement si vous le choisissez. Google vous présente ces autorisations sur son écran de consentement avant que vous les acceptiez.

• Connexion avec Google (openid, email, profile) : votre nom, votre adresse courriel et l’identifiant de votre compte Google, utilisés pour vous connecter. Les connexions Google Agenda et Google Drive les utilisent aussi pour indiquer quel compte Google est connecté.
• Gmail (gmail.modify, gmail.send) : pour lire vos courriels pour la Boîte de réception et marquer des messages comme lus (gmail.modify), et pour envoyer les courriels que vous rédigez dans Autowrite (gmail.send).
• Google Agenda (calendar.events.readonly, calendar.events.owned) : pour afficher vos événements dans Autowrite, et pour créer, modifier ou supprimer les événements que vous gérez à partir d’Autowrite.
• Google Drive (drive.file) : pour enregistrer des copies des documents de vos dossiers dans votre Drive. Cette autorisation permet seulement à Autowrite de voir les fichiers et dossiers qu’Autowrite a lui-même créés. Elle ne lui permet pas de voir vos autres fichiers Drive.

Ce à quoi nous accédons et pourquoi.

• Gmail. Nous lisons les messages de la boîte aux lettres connectée, y compris l’expéditeur, les destinataires, l’objet, la date, le contenu des messages et les pièces jointes. Lors de la connexion, nous importons les courriels récents (par défaut, ceux des 30 derniers jours), puis les nouveaux courriels à mesure qu’ils arrivent. Nous les utilisons pour afficher vos conversations avec vos clients, au sujet de vos dossiers et avec les prêteurs dans la Boîte de réception d’Autowrite, et pour associer chaque message au bon dossier. Si vous activez l’envoi (il est désactivé tant que vous ne l’activez pas), nous envoyons à partir de votre adresse Gmail les courriels que vous rédigez dans Autowrite. Nous n’envoyons un courriel que lorsque vous cliquez sur Envoyer; nous n’envoyons jamais de courriel de votre compte Gmail de notre propre initiative. Lorsque vous ouvrez une conversation dans Autowrite, nous marquons ses messages comme lus dans Gmail; vous pouvez désactiver cette option dans les paramètres de votre boîte aux lettres. Nous ne supprimons, n’archivons, ne déplaçons et n’étiquetons pas vos messages Gmail.
• Google Agenda. Nous lisons les événements de votre agenda principal, de trois mois dans le passé à douze mois dans l’avenir, et les affichons dans Autowrite. Lorsque vous créez, modifiez ou supprimez un événement, ou y répondez, à partir d’Autowrite, nous effectuons ce changement dans Google Agenda, et Google envoie la mise à jour aux invités de l’événement.
• Google Drive. Nous créons un dossier « Autowrite » dans votre Drive, avec un dossier pour chaque dossier hypothécaire, et nous y enregistrons des copies des documents et des dossiers compilés de ce dossier.

Ce que nous conservons.

• Gmail : une copie de chaque message associé à un dossier ou à un client (automatiquement ou parce que vous l’y avez classé), y compris son contenu et ses pièces jointes, conservée avec ce dossier. Pour chaque message importé, y compris les messages qui ne sont associés à aucun dossier, nous conservons aussi une entrée d’index contenant l’expéditeur, les destinataires, l’objet, la date, les libellés Gmail et un aperçu d’au plus 200 caractères, que nous utilisons pour l’association et le tri. Les courriels que vous envoyez à partir d’Autowrite sont enregistrés avec le dossier.
• Google Agenda : une copie des événements de la période indiquée ci-dessus (titre, description, lieu, heures, organisateur, noms, adresses courriel et réponses des invités, et tout lien de visioconférence). Chaque copie est supprimée automatiquement environ quatre mois après la fin de l’événement.
• Google Drive : les identifiants des dossiers et fichiers que nous créons, afin de pouvoir les mettre à jour. Nous ne conservons pas le contenu de vos autres fichiers Drive.
• Jetons d’accès : les clés que Google nous remet pour accéder à votre compte. Ils sont chiffrés au moyen de l’algorithme AES-256-GCM, avec des clés gérées dans AWS Key Management Service.

Ces renseignements sont protégés comme le décrit la section 11.

Comment nous les utilisons. Nous utilisons les données d’utilisateur Google uniquement pour fournir et améliorer les fonctions Boîte de réception, Agenda et Drive que vous voyez et utilisez dans Autowrite, pour assurer la sécurité de la Plateforme et pour respecter la loi. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas et nous ne les utilisons pas pour évaluer la solvabilité de quiconque ni pour prendre des décisions de prêt. Nous ne les utilisons pas pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généraux d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique.

Fonctions d’IA. Trois fonctions de la Boîte de réception font appel à des fournisseurs de services d’intelligence artificielle :

• Tri de la Boîte de réception (désactivé tant que vous ne l’activez pas) : pour les messages qui ne sont pas déjà associés à un dossier, nous transmettons le nom et l’adresse de l’expéditeur, l’objet, l’aperçu de 200 caractères et le nom des pièces jointes, avec la liste de vos dossiers ouverts, afin que l’IA suggère une catégorie et un dossier.
• Résumés de conversation (« Me mettre à jour »; activés par défaut, et seulement pour les dossiers où le traitement par IA est activé) : lorsque vous ouvrez une conversation de quatre courriels ou plus, ou que vous appuyez sur « Me mettre à jour », nous transmettons le texte des courriels de cette conversation (les 20 plus récents et le premier), sans les réponses antérieures citées, avec l’auteur de chacun (vous, le client ou une autre personne), le prénom de l’expéditeur, la date d’envoi et le nom des pièces jointes. Les courriels automatiques d’Autowrite, comme les invitations au portail, sont transmis uniquement avec leur type et leur objet. Nous ne transmettons jamais le contenu des pièces jointes. Il n’existe actuellement aucun réglage pour désactiver les résumés ; « Masquer le résumé » ne fait que masquer la carte à l’écran.
• Aidez-moi à écrire (seulement lorsque vous l’utilisez dans la fenêtre Nouveau courriel) : nous transmettons ce que vous avez saisi, soit votre consigne, soit le brouillon que vous demandez de raccourcir, de reformuler ou de corriger, avec quelques renseignements sur le dossier choisi : le prénom du destinataire, le prénom des autres emprunteurs, le nom de votre équipe, le prêteur, la date de clôture et le nom des documents manquants. Nous ne transmettons ni adresses courriel, ni contenu de documents, ni autres messages de votre boîte courriel.

Nos fournisseurs de services d’IA sont actuellement OpenAI, Google (Gemini) et Anthropic (Claude). Ils traitent ces renseignements uniquement pour nous transmettre un résultat. Selon leurs conditions d’utilisation des API, ils n’utilisent pas les données transmises par leurs API destinées aux entreprises pour entraîner leurs modèles. Les résultats de l’IA sont des suggestions : vous pouvez les examiner et les modifier, et aucune décision concernant une personne n’est prise par l’IA seule. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis (voir la section 17).

Communication. Nous ne transférons les données d’utilisateur Google à personne d’autre, sauf : à nos fournisseurs de services qui les hébergent et les traitent pour nous en vertu d’un contrat, y compris les fournisseurs d’IA mentionnés ci-dessus, afin de fournir ces fonctions; lorsque cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, par exemple pour enquêter sur un abus; pour respecter la loi; ou dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs, avec votre consentement explicite préalable.

Personnes. Notre personnel ne lit pas vos données d’utilisateur Google, sauf si vous nous le demandez pour des messages, fichiers ou événements précis (par exemple, pour du soutien); si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, par exemple pour enquêter sur un abus; si la loi l’exige; ou si les données ont été regroupées et anonymisées et ne servent qu’à nos activités internes.

Déconnexion et suppression.

• Vous pouvez déconnecter Gmail, Google Agenda ou Google Drive en tout temps dans Paramètres > Connexions. La déconnexion empêche Autowrite d’importer, de lire ou d’envoyer quoi que ce soit au moyen de cette connexion. Lorsqu’aucune autre fonction d’Autowrite n’utilise ce compte Google, la déconnexion de Gmail ou de Google Agenda supprime aussi le jeton d’accès conservé.
• La déconnexion dans Autowrite ne révoque pas l’autorisation d’Autowrite chez Google. Vous pouvez la révoquer en tout temps sur la page des autorisations de votre compte Google, ce qui met fin à tout accès d’Autowrite à ce compte.
• Les courriels déjà copiés dans vos dossiers, avec leurs pièces jointes, demeurent rattachés à ces dossiers après la déconnexion, tout comme les entrées d’index. Ils sont conservés jusqu’à la suppression du dossier (qui supprime les courriels qui y sont classés) ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer en écrivant à info@autowrite.ca.
• Nos copies de vos événements d’agenda sont supprimées lorsque vous déconnectez Google Agenda. Les événements créés à partir d’Autowrite demeurent dans votre Google Agenda.
• Les fichiers que nous avons enregistrés dans votre Google Drive vous appartiennent et y demeurent après la déconnexion. Vous pouvez les supprimer dans Drive.
• Nous traitons les demandes de suppression comme le décrit la section 12, y compris lorsque certains documents doivent être conservés plus longtemps pour respecter une obligation légale.

Vous pouvez adresser vos questions sur la présente section à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir la section 22).