Entente de traitement des données

1.Définitions

1.1. Les définitions suivantes s’appliquent à la présente ETD :

« Courtier » désigne l’organisation qui a conclu l’Entente principale intégrant la présente ETD par renvoi.

« Fin commerciale » désigne les services décrits dans l’Entente principale.

« Personne concernée » désigne une personne physique que concernent des Renseignements personnels.

« Partie » désigne le Courtier ou le Fournisseur, selon le cas, et « Parties » désigne le Courtier et le Fournisseur, collectivement.

« Entente principale » désigne l’Entente d’intégration des courtiers, l’Entente d’abonnement au logiciel-service ou le Bon de commande, selon le cas, qui a été conclu entre les Parties.

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement que le Fournisseur recueille, utilise, traite ou conserve pour le Courtier et qui concerne un individu identifiable ou qui permet d’identifier cet individu, directement ou indirectement, seul ou en combinaison avec d’autres renseignements.

« Traitement », « traite » ou « traiter » désigne toute activité qui comporte l’utilisation de Renseignements personnels ou que les Lois sur la protection de la vie privée et des données applicables peuvent par ailleurs inclure dans la définition du traitement, de traite ou de traiter. Cela comprend le fait de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou d’effectuer toute opération ou série d’opérations sur des Renseignements personnels.

« Fournisseur » désigne Automata Intelligence Inc. (faisant affaire sous le nom Autowrite).

« Lois sur la protection de la vie privée et des données » désigne l’ensemble des lois et règlements fédéraux, provinciaux et étrangers applicables relatifs au traitement, à la protection ou à la confidentialité des Renseignements personnels, tels qu’ils peuvent être modifiés ou remplacés de temps à autre.

« Atteinte à la sécurité » désigne tout acte ou toute omission qui compromet de manière importante la sécurité, la confidentialité ou l’intégrité des Renseignements personnels, ou les mesures de protection physiques, techniques, administratives ou organisationnelles mises en place pour les protéger.

1.2. La présente ETD fait partie de l’Entente principale et y est intégrée. En cas de conflit ou d’ambiguïté entre l’une des dispositions de la présente ETD et celles de l’Entente principale, les dispositions de la présente ETD prévalent.

2.Responsabilités du Courtier

2.1. Le Courtier demeure en tout temps responsable des Renseignements personnels et en conserve le contrôle. Il est responsable du respect de ses obligations de conformité en vertu des Lois sur la protection de la vie privée et des données applicables, de la transmission de tout avis requis, de l’obtention de tout consentement requis, ainsi que des instructions de traitement qu’il donne au Fournisseur.

2.2. Le Courtier déclare et garantit que l’utilisation prévue des Renseignements personnels par le Fournisseur pour la Fin commerciale, et selon les instructions précises du Courtier en vertu de la présente ETD, sera conforme à l’ensemble des Lois sur la protection de la vie privée et des données.

3.Obligations du Fournisseur

3.1. Le Fournisseur ne traite les Renseignements personnels que dans la mesure et de la manière nécessaires à la Fin commerciale. Le Fournisseur ne traitera pas les Renseignements personnels d’une manière qui ne respecte pas la présente ETD, les instructions du Courtier ou les Lois sur la protection de la vie privée et des données.

3.2. Le Fournisseur se conformera promptement à toute demande ou instruction du Courtier lui enjoignant de modifier, de transférer ou de supprimer des Renseignements personnels, ou de cesser, d’atténuer ou de corriger tout traitement non autorisé.

3.3. Le Fournisseur maintiendra la confidentialité de tous les Renseignements personnels et ne les communiquera à aucun tiers, sauf si le Courtier ou la présente ETD autorise expressément cette communication conformément aux Lois sur la protection de la vie privée et des données, ou si la loi applicable l’exige par ailleurs. Si une loi oblige le Fournisseur à traiter ou à communiquer des Renseignements personnels, le Fournisseur avisera d’abord le Courtier de cette exigence légale et lui donnera l’occasion de s’y opposer ou de la contester, aux seuls frais et dépens du Courtier, à moins que la loi applicable n’interdise un tel avis.

3.4. Le Fournisseur aidera raisonnablement le Courtier à respecter ses obligations de conformité en vertu des Lois sur la protection de la vie privée et des données, compte tenu de la nature du traitement effectué par le Fournisseur et des renseignements dont il dispose. Le Courtier reconnaît que le Fournisseur n’a aucune obligation de vérifier le caractère complet, exact ou suffisant des instructions précises du Courtier ou des Renseignements personnels, sauf dans la mesure requise par les Lois sur la protection de la vie privée et des données.

3.5. Le Fournisseur limitera l’accès aux Renseignements personnels aux employés qui en ont besoin pour remplir les obligations du Fournisseur en vertu de la présente ETD et de l’Entente principale.

3.6. Le Fournisseur mettra en œuvre et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conçues pour protéger les Renseignements personnels contre le traitement, l’accès, la copie, la modification, le stockage, la reproduction, l’affichage ou la distribution non autorisés ou illicites, ainsi que contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels.

3.7. Le Fournisseur avisera promptement le Courtier s’il prend connaissance d’une Atteinte à la sécurité et prendra des mesures pour la contenir et en atténuer les effets. Le Fournisseur collaborera raisonnablement avec le Courtier dans le traitement de la situation par ce dernier, notamment en mettant à sa disposition tous les renseignements pertinents dans la mesure nécessaire pour se conformer à l’ensemble des Lois sur la protection de la vie privée et des données. Le Fournisseur n’informera aucun tiers d’une Atteinte à la sécurité sans avoir d’abord obtenu le consentement écrit préalable du Courtier, sauf lorsque les Lois sur la protection de la vie privée et des données, ou d’autres lois ou règlements applicables, l’exigent. Le Fournisseur convient que le Courtier a le droit exclusif, dans la mesure permise par les lois applicables, de décider s’il y a lieu d’aviser de l’Atteinte à la sécurité les Personnes concernées, les organismes de réglementation, les organismes d’application de la loi ou tout autre tiers, comme l’exigent les Lois sur la protection de la vie privée et des données.

4.Transferts transfrontaliers

Le Courtier reconnaît et accepte que le Fournisseur puisse traiter les Renseignements personnels à l’échelle mondiale dans la mesure nécessaire à la Fin commerciale, et en particulier que les Renseignements personnels puissent être transférés au Fournisseur et traités par celui-ci au Canada, aux États-Unis et dans d’autres territoires où les sociétés affiliées et les sous-traitants ultérieurs du Fournisseur exercent des activités. Chaque fois que des Renseignements personnels sont transférés hors de leur territoire d’origine, chaque Partie veillera à ce que ces transferts soient effectués conformément aux exigences des Lois sur la protection de la vie privée et des données applicables.

5.Sous-traitants ultérieurs

5.1. Le Courtier convient que le Fournisseur peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour traiter des Renseignements personnels pour le compte du Courtier, à condition que le Fournisseur conclue avec le sous-traitant ultérieur un contrat écrit imposant des conditions de protection des données qui exigent de ce dernier qu’il protège les Renseignements personnels selon la norme exigée par les Lois sur la protection de la vie privée et des données applicables. Le Fournisseur fournira au Courtier une liste des sous-traitants ultérieurs actuels moyennant un préavis écrit raisonnable.

6.Plaintes, demandes des personnes concernées et droits des tiers

6.1. Le Fournisseur avisera promptement le Courtier s’il reçoit une plainte, un avis ou une communication qui se rapporte, directement ou indirectement, au traitement des Renseignements personnels ou au respect des Lois sur la protection de la vie privée et des données par l’une ou l’autre des Parties.

6.2. Le Fournisseur avisera promptement le Courtier s’il reçoit d’une Personne concernée une demande d’accès à ses Renseignements personnels ou une demande de rectification, de suppression ou de retrait de son consentement à toute utilisation de ceux-ci par le Courtier ou le Fournisseur.

6.3. Le Fournisseur collaborera raisonnablement avec le Courtier pour répondre à toute plainte, tout avis, toute communication ou toute demande d’une Personne concernée.

6.4. Le Fournisseur ne communiquera pas directement les Renseignements personnels à une Personne concernée ni à un tiers, sauf si la loi applicable l’exige.

7.Durée et résiliation

7.1. La présente ETD demeure pleinement en vigueur jusqu’à l’expiration ou à la résiliation de l’Entente principale (la « Durée »).

7.2. Si une modification apportée à une Loi sur la protection de la vie privée et des données empêche l’une ou l’autre des Parties de remplir la totalité ou une partie de ses obligations en vertu de l’Entente principale, les Parties suspendront le traitement des Renseignements personnels jusqu’à ce que ce traitement respecte les nouvelles exigences. Si les Parties ne parviennent pas, en déployant des efforts commercialement raisonnables, à rendre le traitement des Renseignements personnels conforme à la Loi sur la protection de la vie privée et des données applicable, l’une ou l’autre des Parties peut résilier l’Entente principale moyennant un avis écrit à l’autre Partie, sans préjudice des frais engagés par le Courtier avant la suspension ou la résiliation.

8.Retour et destruction des données

8.1. À la résiliation de l’Entente principale pour quelque motif que ce soit, ou à l’expiration de sa durée, le Fournisseur détruira de façon sécuritaire ou, si le Courtier lui en donne la directive par écrit, retournera, sans les conserver, la totalité ou toute partie des Renseignements personnels liés à la présente ETD qui sont en sa possession ou sous son contrôle, à moins que la loi applicable ne permette ou n’exige leur conservation par le Fournisseur.

8.2. Si une loi, un règlement ou un organisme gouvernemental ou de réglementation exige que le Fournisseur conserve des documents ou du matériel qu’il serait par ailleurs tenu de retourner ou de détruire, dans la mesure permise par la loi applicable, le Fournisseur avisera le Courtier par écrit de cette exigence de conservation et, dans la mesure où cela peut être déterminé, de la date à laquelle elle prend fin.

8.3. Le Fournisseur certifiera par écrit, à la demande écrite du Courtier, qu’il a détruit les Renseignements personnels.

9.Audit

Le Fournisseur permettra au Courtier et à ses représentants tiers de vérifier le respect par le Fournisseur de ses obligations en vertu de la présente ETD, moyennant un préavis écrit raisonnable. Le Fournisseur donnera au Courtier et à ses représentants tiers accès aux renseignements nécessaires pour mener ces audits conformément aux Lois sur la protection de la vie privée et des données. Dans la mesure où un accès physique aux dossiers ou aux locaux du Fournisseur est nécessaire pour mener ces audits conformément aux Lois sur la protection de la vie privée et des données, (i) cet accès ne sera accordé que pendant les heures normales d’ouverture et sera strictement limité aux dossiers ou aux locaux requis pour se conformer aux Lois sur la protection de la vie privée et des données; et (ii) le Courtier et ses représentants tiers conviennent d’être accompagnés en tout temps par des représentants du Fournisseur et de signer chacun les ententes de confidentialité exigées par le Fournisseur. En aucun cas le Courtier n’aura accès à des renseignements concernant d’autres clients du Fournisseur, ni à leurs dossiers ou données.

10.Limitation de responsabilité

Les limitations de responsabilité prévues dans l’Entente principale s’appliquent à la présente ETD.